"Quasi tutti i miglioramenti della Qualità avvengono semplificando i progetti, i processi di realizzazione, i layout o le procedure"
Tom Peters

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Arkivia DM & FAX

Arkivia DM - Document & Fax Management 

Arkivia_DM Logo

Brochure PDF Arkivia Fax Brochure PDF di Arkivia FAX

 

Arkivia DM&Fax è il sistema che riunisce in un'unica soluzione le caratteristiche di un sistema di gestione documentale con quelle di un faxserver integrando come sorgenti di scansione sia scanner documentali che le macchine multifunzione collegate in rete. 

CARATTERISTICHE:

  • Gestione documenti e fax integrata (DMServer+ FaxServer)
  • Integrazione con il Send Kit e la rubrica LDAP dei sistemi Multifunzione (MFP) per la digitalizzazione e l’indicizzazione dei documenti cartacei e dei fax
  • Utilizzo del formato digitale pdf
  • Interfaccia di ricerca e visualizzazione documenti accessibile in modo sicuro da browser web
  • Quattro modalità di invio dei fax: tramite client di posta elettronica, tramite multifunzione collegata in rete, tramite software client e tramite interfaccia web utente.
  • Gestione degli utenti, gruppi e permessi sui documenti
  • Indicizzazione documenti elettronici e invio fax direttamente daapplicazioni office automation
  • Archivio fax ricevuti e spediti
  • Rubrica Fax centralizzata, differenziata per gruppo di utenti e accessibile in fase di invio direttamente dai pc client e dai sistemi multifunzione
  • Smistamento fax automatico o manuale
  • Supporto per il DID Routing ovvero lo smistamento automatico dei fax in ingresso verso la casella di posta elettronica del destinatario del fax
  • Sistema di reportistica completo
  • Sistema di backup integrato

VANTAGGI:

  • Gestione degli archivi in formato elettronico:
    • ottimizzazione dei tempi di ricerca documenti e fax
    • possibilità di effettuare copie di sicurezza (Backup)
    • razionalizzazione dei documenti cartacei e degli spazi assegnati alla loro conservazione
    • standardizzazione dei processi di gestione dei documenti
  • Ottimizzazione dei costi hardware e di stampa relativi alla gestione dei fax (invio/ricezione fax tramite MFP)
  • Ottimizzazione dei tempi di invio e ricezione fax
  • Possibilità di integrazione dei fax con il sistema gestionale nel ciclo di gestione offerte/ordini clienti e fornitori
  • Integrazione con i sistemi MFP: salvaguardia e ottimizzazione dell’investimento hardware

 

 ARCHITETTURA DEL SISTEMA

 Architettura Arkivia FAX

ArkiviaFax: Funzionalità utente

Invio Fax

L'invio dei fax da PC client può essere effettuato in quattro modalità:

1) Invio tramite client di posta elettronica
L'utente inserisce nel campo to: della mail il numero telefonico del destinatario seguito dal dominio di posta concordato (esempio: @fax). La spedizione di un fax viene notificata nella casella di posta elettronica dell’utente.

2) Invio tramite stampante multifunzione di rete (MFP)
I documenti in formato cartaceo che dovranno essere inviati tramite fax verranno digitalizzati tramite MFP collegata in rete e spediti al faxserver utilizzando la funzione ‘SCAN TO EMAIL’ La notifica del fax spedito viene stampata direttamente dalla multifunzione da dove è stato spedito. Se la MFP lo prevede è possibile interfacciarsi con la rubrica LDAP del server Arkivia.

3)    Invio tramite software client
E’ disponibile un’applicazione software client sviluppata su piattaforma .NET (s.o. Microsoft Windows) che  consente all’utente di accedere alla rubrica centralizzata, selezionare i destinatari del fax, comporre i campi che formano la copertina e inviare al faxserver il documento. Tramite tale applicazione è inoltre possibile l’invio in differita del fax impostando l’orario di spedizione.

4)    Invio tramite interfaccia web utente
L'utente si può collegare al fax server con il suo browser dove troverà una maschera di login per l'autenticazione. Al suo interno è presente un tab dedicato all'invio di fax, simile al form di una web mail, con la possibilità di allegare il fax come documento nei formati sopra indicati.È inoltre presente una funzione per l'invio differito del fax.

Ricezione Fax

La ricezione dei fax avviene direttamente nella casella email dell'utente come allegato PDF. Nel caso di numero fax associato ad un gruppo esiste la possibilità di inviare copia del fax a tutte le caselle degli utenti, facenti parte di quel gruppo, alla ricezione del medesimo.

Interfaccia Web utente

Tramite l'interfaccia web l'utente può vedere l'archivio dei propri fax ricevuti e spediti. La gestione via Web permette di:

  • Vedere e scaricare in formato PDF tutti i fax.
  • Indicizzare i fax ricevuti e spediti tramite i campi “Mittente”/“Destinatario” e “Oggetto”
  • Eliminare i fax obsoleti.
  • Ricercare per data, numero,  mittente/destinatario e oggetto.
  • Vedere la coda di invio dei propri fax in uscita, con la possibilità di vedere l’anteprima del documento e di cancellare un fax erroneamente inviato.

Rubrica centralizzata LDAP

Tramite la gestione della rubrica attraverso l'interfaccia Web tutti gli utenti possono inserire/modificare/cancellare i nominativi nella rubrica.

La rubrica può essere utilizzata con tutte le modalità di invio precedentemente descritte; naturalmente il client di posta dei pc e della MFP devono avere un connettore LDAP.

Esiste una rubrica per ogni gruppo e gli utenti potranno eseguire operazioni di ricerca/visualizzazione/ inserimento/modifica/cancellazione solamente sulla rubrica del proprio gruppo.

ArkiviaFax: Funzionalità amministratore

  • Inserimento/modifica/cancellazione degli utenti.
  • Inserimento/modifica/cancellazione gruppi di utenti.
  • Inserimento/modifica/cancellazione numeri e linee fax.
  • Associazione utente (account email) e numero fax ( funzionalità DID – Direct Inward Dialing)
  • Associazione gruppo utenti e numero fax.
  • Monitoraggio di tutti fax in ingresso e uscita
  • Manipolazione delle code in uscita dei fax
    • possibilità di eliminazione del job
    • modificare la priorità dei job
    • fare il ‘push’ (invio istantaneo) di un determinato job
    • posticipare l’ora di invio del job
  • Inserimento di un template per la cover page aziendale.
    • Possibilità di inserire una cover page diversa per ogni gruppo di utenti (se non specificata viene presa di default quella aziendale).
  • Importazione/esportazione tramite file csv degli utenti di basi dati esterne.
  • Report e statistiche: Il sistema prevede una reportistica dei job di spedizione e ricezione organizzata per utente e/o gruppo di utenti. I report possono essere esportati in formato .csv
  • Monitoraggio dello stato di funzionamento del server fax e invio via email di notifiche di eventuali malfunzionamenti.
  • Gestione rubriche LDAP: associazione rubrica/gruppo utenti
  • Gestione faxcover: associazione cover template/gruppo utenti

Funzionalità avanzate: DID Routing

Arkivia FAX prevede la possiblità tramite l’integrazione con le schede DIALOGIC (Eicon Diva Server e Brooktrout) di instradare i fax verso uno specifico numero telefonico nella casella di posta elettronica del destinatario.

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